Targa Töö Ühing aitas Viilup Uuringutel viia läbi Tööandjate Keskkliidu poolt tellitud töölaua uuringu, mille käigus tuvastasime kaugtööga seotud levinumad probleemid tööandjate vaates. Uuring valmis aastal 2021 rahvusvahelise koostööprojekti Norway Grants „Facilitated access to work through flexible work“ raames.
Uuringu eesmärk oli kaardistada tööandjate vaatest ja vajadustest tulenevalt kaugtööga seotud probleemid, vajadused ja väljakutsed.
Uurimisülesanne: tuvastada
- Regulatiivsed takistused kaugtöö korraldamisel;
- Muud takistused kaugtöö korraldamisel;
- võimalikud lahendused kaugtöö korraldamise probleemidele;
Kokkuvõtlikult võib öelda, et sekundaarallikate analüüsist selgusid mõned regulatiivsed takistused kaugtöö korraldamisel. Nendeks olid töövahendite kompenseerimine, mis (mitmes kaugtöökohas) on kulukas ja praegust seadust järgides keeruline. Lisaks, tänane seadus, mis kohustab tööandjat vastutama töötaja tervise eest (ka kaugtööl) on ajale jalgu jäänud, kuna tööandjal puudub reaalne võimalus jälgida, kuidas töötaja oma kodus tööd teeb. Samuti on kaugtöö puhul suurenenud soov nii tööandjate kui töövõtjate poolt paindlikumaks lähenemiseks tööaja suhtes (sh valveaeg).
Uuringust selgusid järgmised lahendusettepanekud, et antud probleeme lahendada. Nendeks olid iseseisva otsustuspädevusega töötaja mõiste kasutusele võtmine ning kaugtöö erisuse kehtestamine tööohutuse seadusesse. Lisaks ollakse kaubanduses antud hetkel piloteerimas muutuvtunni lepingut – oluline oleks välja selgitada, kas selline lahendus on piisav ja aitaks ka kaugtöö kontekstis – või oleks vaja seda muuta/ midagi lisaks juurde pakkuda? Samuti on riigikogule esitatud eelnõu valve-ja puhkeaja erisuse tegemiseks IKT sektoris. Uuringu teises etapis tasuks uurida, kas selline muudatus on piisav, või vajaks täiendamist, et lahendada tööandjate väljakutseid kaugtöö raames.
Uuringust tuli välja, et Covid-19 on toonud kasutusele sunnitud kaugtöö mõiste. Kui pandeemia ajal oli töötajate ühepoolselt kodukontorisse saatmine lubatav, siis kuidas võiks käituda peale pandeemiat ettevõtte, kes soovib näiteks kontoripinda vähendada või kaotada sootuks?
Uuringust selgusid mitmed nn. muud takistused kaugtöö korraldamisel. Nendeks olid järgmised
asjaolud:
- Tööandjatel on keeruline hinnata kaugtöö kaasnevaid riske, eriti psühhosotsiaalseid riske.
- Tööandjal on keeruline mõõta tööks kuluvat aega, sealjuures kipuvad kaugtöötajaid tegema ületunde ja puhkama liiga vähe, mis võib viia terviseprobleemideni.
- Suurenenud on mitme tööandja juures töötamine ja ka haigena töötamine, mis omakorda võivad viia töötaja läbipõlemiseni.- Töötajate privaatsuse tagamine on keeruline. Töötajal on põhiõigusega õigus kodu puutumatusele. Samas, praeguse tööohutuse jm seaduse järgi peab tööandjal olema kontroll töötaja tegevuse üle.
- Kust jooksevad piirid kontrollimaks, kuidas töötaja kodus tööd teeb?
- Kas tööandjal on õigus nõuda, et töötaja oleks kodus pidevalt kättesaadav?
- Küberturvalisuse tagamine on keeruline, kui töötaja asub kaugtööl.
- Puudu on vajalikust IT alasest infrastruktuurist (kiire internett, avalikud ruumid, mis sobivad kaugtöötamiseks).
- Vajadus suurendada kaugtöötamiseks olulisi (juhtimise) pädevusi, sealhulgas on olulised oskused, kuidas hoida töötajatega vaimset sidet, kuidas korraldada töö kaugelt ja omada tehtud töödest ülevaadet, kuidas anda töötajatele enam otsustuspädevust, jne. Juhtimise juures üks olulisemaid takistusi on täna usalduse puudumine töötajate suunas.
- Vajadus suurendada töötajate pädevusi, sh digipädevused, virtuaalse meeskonnatööpädevused, enesejuhtimise pädevused, ettevõtlikkus ja proaktiivsus, juhtimis-ja koostöö oskus, suure pildi nägemise oskus, kohanemisoskus, võõrkeelte ja eri kultuuride tundmise oskus, empaatiline suhtlemisoskus, analüüsi ja tõlgendamisoskus.
- Kaugtöö ja digipädevuste koolituste ja muude toetavate meetmete killustatus.
Vähemalt osaliselt aitaks muid takistusi kaugtöö rakendamisel lahendada nii iseseisva otsustuspädevusega töötaja mõiste kasutuselevõtt kui ka kaugtöö erisuse rakendamine tööohutuse seaduses, ning valveaja erisuse loomine. Lisaks võiks kaaluda järgmiste toetavate meetmete rakendamist:
- Vabastada kaugtöö vahendite toetamine erisoodustusmaksust.
- Luua juhendmaterjale ja küsimustikke kaugtöötaja terviseteemaliste riskianalüüside tegemiseks.
- Jõulisemalt kommunikeerida spordikompensatsiooni, töötajate vaimse tervisega seonduvaid toetavaid meetmeid, koolitustoetusi – et info jõuaks kõigi ettevõtjateni. Infot võiks edastada läbi erialaliitute (nt PARE, Tööandjate Liit, jne).
- Luua selged juhised kaugtöötaja privaatsuse kaitseks.
- Suurendada paindlikkust tööaja osas (nt Soome mudel, kus töötaja võib 50% tööajast ise otsustada, kus ja millal tööd teeb).
- Toetada ettevõtteid kaugtöö kokkulepete sõlmimisel.
- Läbi mõelda, kuidas saavad tööandjad kontrollida seda, kuidas töövõtjad seadmete ja andmetega toimetavad, et vähendada andmelekkeid jm turvariske.
- Panustada jätkuvalt IT infrastruktuuri arendamisse (lairiba internet, avalikud kaugtöökohad).
- Luua kaugtöö kompetentsikeskus, mis jagaks erialast informatsiooni, toetaks kaugtöö kokkulepete sõlmimisel ja juhiks uuringute läbiviimist.
- Läbi mõelda, kas tööandja võib teatud juhtudel ka nõuda kaugtööd.
- Arendada kodanike digioskusi ja pehmeid oskusi kaugelt töötamiseks.
- Viia läbi kaugtöö mõju uuringuid.
Kvalitatiivses uuringus intervjueeriti tööandjaid, et kaardistada nende jaoks kõige olulisemad kriisi mõjud ja vajalikud sekkumiskohad. Intervjuudes ja fookusgrupis osalenute poolt välja toodud probleemid erinesid valdkondade lõikes ning nimekiri ei ole kindlasti ammendav. Kaugtöö peamised väljakutsed intervjueeritud tööandjaile olid:
- Vajadus investeerida kodukontorite sisustamisse, maksta erisoodustusmaksu;
- Tööandjal on keeruline kontrollida, kuidas töötaja tegelikult tööd teeb, ning kui ohutu on tema kodukontor;
- Samuti tekitavad erinevad töötajatega tervisega seotud probleemid lisaprobleeme- ja kulusid;
- Tööandjal on raskem kontrollida ja mõjutada tööaja kasutust;
- Meeskonnatunde hoidmine ja inimese heaolu jälgimine on keerulisemad distantsilt;
- Juhtide jaoks on olnud väljakutse jälgida töö tulemuslikkust. Osade jaoks on see probleem pigem lahendatud, keskendutakse eesmärgipärasele juhtimisele;
- Vahetu kontaktiga harjunud meeskondade jaoks oli raske kohaneda virtuaalse suhtlemisega;
- Mõnedele töötajatele pole kaugtöö sobinud, töökiirus- ja kvaliteet on langenud;
- Vajadus investeerida töötajate digipädevuse tõstmisse, osad ei soovi kasutada
tehnoloogiaid; - Vajadus investeerida juhtidesse, et nad saaksid vajalikud oskused kaugtöö toetamiseks. Tööandjate põhiootus on, et nendega konsulteeritakse seaduste loomisel, nende vajadusi võetaks arvesse ning töölepingutega seotud seadusandlust muudetaks paindlikumaks. Valdav osa intervjueerituist pidas kõige olulisemaks muuta tööaja ja -koha osas kokkulepete tegemise võimalused pandlikumaks.
Konkreetsed ettepanekud seadusmuudatusteks olid:
- Muuta selgemaks kodukontoris tööohutuse tagamisega seotud reeglistik, seejuures tööõnnetuse ja tervist kahjustava töö määratlus (ajutiselt) kodust töötades. Anda rohkem vastust töötajale;
- Tervislikuks töötamiseks vajalike töövahendite soetamine kodukontoritesse oleks erisoodustusmaksust vähemalt osaliselt vabastatud;
- Kui tööandja tagab töökoha kontoris, aga töötaja soovib töötada kodukontoris, siis ei ole tööandjal kohustust kodukontori kulusid hüvitada;
- Hübriidtöö puhul rakendataks leebemaid nõudeid;
- Tööandjad sooviksid lepingutesse lisada koormuse vahemikud, mitte fikseerida kõigil pidevat koormust;
- Töötamise registrist sooviksid tööandjad näha, kas teine tööandja juba maksab sotsiaalmaksu miinimumi, et ei peaks topelt maksma väikese koormusega töötajatele;
- Suuremat paindlikkust soovitakse ka välismaalt tööjõu palkamiseks.
Kokkuvõte poliitikasoovitustest valdkonniti:
Poliitikasoovitused kaugtööga seotud finantsriskidega toimetulekuks
1.Riik võiks kutsuda kokku esindajad – töötajad, tööandjad, ametnikud – et leida ühiselt kõigile osapooltele sobivaim viis, mis ühtlasi lihtsustaks töötajatele kaugtööks sobilike kulutuste hüvitamist. Lisaks võiks mõelda ka kaugtööga seotud toetustele või soodustustele, et tööandja ei peaks kandma topelt-kulu võimaldades töötajatel töötada nii kodus kui kontoris.
Kaugtöötamisega seotud kulutused ei peaks olema erisoodusmaksuga maksustatud. Kaugtöö puhul on eriti suur võimalus selleks, et töötaja kasutab tööandja soetatud töövahendeid (nt tööandja soetatud arvutit) tasuta või soodushinnaga isiklikuks otstarbeks. Kui töötaja ei maksa tööandjale tööandja vara kasutamise eest hüvitist või makstav hüvitis on turuhinnast väiksem, tekib tööandjal erisoodustuse maksukohustus. Seadus ja tegelik elu ei ole siin omavahel seotud ja võib muutuda kaugtööd takistavaks teguriks.
Tööandjad pakkusid kvalitatiivsetes intervjuudes välja erinevaid võimalikke lahendusi kodukontori kulude hüvitamiseks: a) Tervislikuks töötamiseks vajalike töövahendite soetamine kodukontoritesse oleks erisoodustusmaksust vähemalt osaliselt vabastatud; b) Kui tööandja tagab töökoha kontoris, aga töötaja soovib töötada kodukontoris, siis ei ole tööandjal kohustust kodukontori kulusid hüvitada; c) Hübriidtöö puhul rakendataks leebemaid nõudeid;, d) Tööandjal tekib hüvitamiskohustus alles siis, kui töötaja on rohkem kui poole ajast kodukontoris.
Kvantitatiivsele küsimustikule vastanute seast pidasid oluliseks või väga oluliseks üle kolmveerandi vastanutest tervisekompensatsiooni suurendamist vaimse ja füüsilise tervise toetamiseks ning kaugtöö vahendite vabastamist erisoodustusmaksust.
2. Jätkuvalt on oluline pöörata tähelepanu nii töötajate füüsilise kui vaimse tervisega seonduvatele riskidele, mis kaugtööga kaasnevad. Mida rohkem suudab riik siin omalt poolt pakkuda abi (erinevate juhendmaterjalide, uurimisküsimustike, jms) väljatöötamisel, seda kergem on ettevõtetel vastavaid riske oma ettevõttes hinnata ning maandada. Käesoleva uuringu tulemused näitavad, et riskianalüüse koostavad oma ettevõtetes vähesed ja mida väiksem ettevõte, seda raskem on selle koostamine. Töökeskkonna riskianalüüsid peavad olema ettevõtetes elavad ja kasulikud dokumendid, mis eeldavad vähest bürokraatiat. Võimalused võiks siin kasutada mõnda e riigile omast digilahendust seni enamlevinud Exceli tabelite asemel.
Ettevõtted, kes on lähenenud kaugtööle ja sellega kaasnevate riskide maandamisele süsteemsemalt, saavad ka kaugtöö rakendamisega paremini hakkama. Seda näitavad ka antud uuringus läbiviidud intervjuud. Eesmärgipärast juhtimist rakendavad organisatsioonid tulid kaugtöötajate juhtimisega paremini toime.
3. Täna pakub riik juba mitmeid teenuseid ja võimalusi (nt spordikompensatsioon), mille abil töötajate vaimset ja füüsilist tervist toetada. Siinkohal on ilmselt võtmekohaks kommunikatsiooni selgus ja ka see, et sõnum jõuaks tööandjate ning töövõtjateni. Ühelt poolt on täna ilmselt palju tööandjaid, kes antud võimalusi ei tea, ning teisalt ka töötajaid, kes ei tea, et neil on õigus taolisi meetmeid oma tööandjalt küsida. Seega, soovitus on panna rohkem rõhku selgele ja kõigi osapoolteni jõudvale kommunikatsioonile. Tööandjad toovad kvalitatiivsetes intervjuudes välja, et napib psühholooge, et vaimse tervise murede korral oma töötajaid toetada – parem ennetustöö võib vähendada nõudlust spetsialistide järele.
4. Riigi poolt võiks olla välja töötatud selged juhised ja suunised kaitsmaks töötajate privaatsust. Näiteks, et hinnata töökoha psühhosotsiaalseid riske kodukontoris ilma töötajate privaatsust liigselt rikkumata, oleks hea töötata välja vajalikud juhised ja uurimisküsimused. Lisaks, anda selged juhised selles osas, kui palju võib tööandja nõuda töötajalt kättesaadav olemist, et vähendada nn. halli ala. Uuringu empiirilises osas annavad tööandjad tagasisidet, et privaatsuse kaitse osas soovib üle veerandi vastanutest paremaid juhiseid, kuid antud teemat ei nähta esimeste prioriteetide seas.
Töö ja puhkeajaga seotud poliitikasoovitused
1. Sarnaselt Soome mudelile vajaks Töölepinguseadus suuremat paindlikkust tööaja määratluses. Samme selles suunas ka tehakse. Muutuvtunnilepingute sõlmimise tulemusel peaks vähenema võlaõiguslike lepingute sõlmimine. Muutuvtunni kokkulepetega on töötajaga võimalik kokku leppida lisaks fikseeritud minimaalsele töökoormusele ka paindlik tööajavahemik, nn muutuvtunnid. Sarnane lepingumudel sobiks täna ka vabakutselistele töötajatele ja/või suuremat paindlikkust soovivatele kaugtöötajatele. Täna kasutatakse sellistes olukordades pigem käsunduslepingut või teenuslepingut kuid see ei taga töötajale kogu seadusega lubatud kaitset (s.h. koondamine, puhkused jms). Oluline on muutuvtunni lepingu piloodi puhul välja selgitada, kas see annab tööandjatele piisavalt paindlikust tööaja korraldamisel.
2. Tööaeg on tööandja ja töötaja vahelises lepingus kokku lepitud. Kaugtöötamise praktikad näitavad aga, et sellest jääb väheseks ning hilisemaid vaidlusi ning erimeelsusi aitab ära hoida ennekõike varajasem selge kokkulepe. Kaugtöö korraldamisel on sarnaselt riskiplaaniga oluline sõlmida kaugtöö kokkulepe. Kokkuleppes saavad tööandja ja töötaja muuhulgas kokku leppida töö mahu osas, ning ka seda, millal ja kuidas tekivad ületunnid ning milline on osapoolte vastutus. Praeguses olukorras on tööandja kohustuseks tasustada ületunnid ning pidada arvestust töötaja tööaja osas – kuid praktikas ei ole seda võimalik teha. Muutunud töömaailmas ei ole ka senise mudeli jätkamine otstarbekas. Siin oleks kasulik vaadata häid praktikaid Soomest.
Ka läbiviidud intervjuudes valdav osa intervjueerituist pidas kõige olulisemaks muuta tööaja ja -koha osas kokkulepete tegemise võimalused pandlikumaks.
Interneti, küberturvalisuse ja andmekaitsega seotud poliitikasoovitused
Et kaugtöö sujuks efektiivsemalt on jätkuvalt vaja panustada IT infrastruktuuri ehk kiire interneti leviala laiendamisse. Sealjuures tasub juurde luua ka asukohti, kus saavad töötada need, kelle kodune keskkond ühel või teisel põhjusel kaugtööd ei soosi. Hea näitena võib siin tuua Hollandi ja ka Soome, kus avalikud raamatukogud on muutumas moodsateks kaugtööpunktideks.
Kvantitatiivsele küsimustikule vastanutest pidasid üle kolmveerandi vastajaist oluliseks või väga oluliseks infrastruktuuride edasi arendamist, sealhulgas kiiret internetiühendust ning riiklikult koolitada välja rohkem lähitulevikus vajalike oskustega spetsialiste.
Poliitikasoovitused kaugtöö pädevustega seonduvalt
1. Riigi poolt on oluline vähendada nn. digitaalset lõhet nii IT kui pehmemate oskuste arendamise, IT infrastruktuuri kui ka vajalike seadmetega toetamise näol. Seeläbi kasvab pädevate töötajate hulk, keda ettevõtted saavad palgata, ning väheneb vajadus ettevõtetel kulutada enda aega ja ressurssi töötajate pädevuste arendamiseks. Ka käesolevas uuringus intervjueeritud tööandjad püüdlevad paberivaba asjaajamise poole, mis võimaldaks kaugtööd ja vajalike andmete kiiret kättesaamist.
Siinkohal on konkreetsemad soovitused: arendada jätkuvalt IT infrastruktuuri (et kiire internet jõuaks iga majapidamiseni), jälgida, et kõigil kodanikel oleks olemas vajalikud IT seadmed digiühiskonnas toimetamiseks (ja ka võimalused rahalised võimalused kiire internetiga liitumiseks); viia ka edaspidi õpilasi vaheldumisi kodu- või hübriidõppele, et arendada neis juba varakult kaugtööks vajalike oskusi nt. oskust iseennast juhtida, suhelda IT vahendeid kasutades,
jne.; tõsta kodanike digipädevust ja rahatarkust.
Terviseteemaga seotud poliitikasoovitused
1.Iseseisva otsustuspädevusega töötaja mõiste kehtestamine, kus töötaja vastutab ise oma töö- ja puhkeaja eest. Tööandja toetab/juhendab töötajat seejuures. Antud uuringu intervjuud ja küsimustik toob välja, et Kaugtööga seotud regulatsioone peetakse liiga hägusaks ning sobiva töökeskkonna tagamisel tööandja vastutust ebaproportsionaalselt suureks. Valdav enamus antud uuringu kvantitatiivsele küsimustikule vastanud tööandjatest soovis töölepinguseaduse muutmist täielikult või osaliselt. Seejuures ei olnud olulisi erinevusi ametite, valdkondade, tegutsemiskohtade ega erineva töötajate arvuga ettevõtete vastajate osakaaludes.
2. Kaugtöö erisus seoses tööohutusega, kus kaugelt töötav töötaja vastutab ise oma töökoha ohutuse eest. Tööandja saab teda seejuures aidata ja toetada (nii rahaliselt, kui ühiselt hinnates riskitegureid). Intervjueeritud tööandjad ei pea õigeks, et nad peaks täielikult sisustama kodukontorid, maksma seejuures erisoodustusmaksu ning ka vastutama töötaja tervise eest kui nad ise keskkonda kontrollida ei saa. Samas rõhutati siiski töötajate tervise hoidmise olulisust. Riigil võib olla vajalik sekkuda, kui inimestel endil pole oskust või vahendeid tervisliku töökeskkonna kujundamiseks. Eraldada tööohutuse teemad töölepingust – viia need kokku töökohaga.
4. Kehtestada töölepinguseaduses valveaja erisus IKT sektori töötajatele. Laiendada valevaja erisuse seadust ka teistes valdkondades, kus on oluline järjepideva teenuse osutamine, mehhaanika, lennundus, tööstus, jms.
Muud soovitused
1. Konsulteerida ettevõtteid tööjõumaksude teemal teisest riigist värbamise puhul. Siin võib taaskord teha koostööd olemasolevate organisatsioonidega – nt. EURES, Targa Töö Ühing. Kvantitatiivsele küsimustikule vastanutest Üle poolte vastajaist olid ka arvamusel, et oluline või väga oluline on muuta leebemaks välismaalt spetsialistide palkamise reeglid. Uuringu käigus läbiviidud kvalitatiivsed intervjuud toovad välja, et välistööjõu palkamisega seotud mured. Üle poolte kvantitatiivsele küsimustikule vastajaist olid arvamusel, et oluline või väga oluline on muuta leebemaks välismaalt spetsialistide palkamise reeglid.
2. Töötukassa kaudu on võimalik töötuid tööle võtta kuni 8 päeva kuus ilma, et nad kaotaks hüvitisi (tööampsud). Tehases töötamiseks peetakse seda aega liiga lühikeseks, sest nad jõuaks vaid väljaõppe läbida. Personalitöötajatele tekitab meede palju peavalu. Kui tööpäevad ei ole järjest, siis peaks tegema 8 eraldi lepingut ning personaliprogrammides iga kord uued kanded tegema. Tööandjad on saanud segaseid signaale kui Töötukassa on soovitanud teha käsunduslepingud, samas Tööinspektsioon on teinud ettekirjutuse, et käsunduslepingute asemel tehtaks töölepinguid. Tööandjate ettepanek on muuta nõudeid nii, et ette oleks antud summa, mida töötaja võib teenida kuus ning et piisaks vaid ühest lepingust.
3. Töötamise registrist sooviksid tööandjad näha, kas teine tööandja juba maksab sotsiaalmaksu miinimumi, et ei peaks topelt maksma väikese koormusega töötajatele.
Täies mahus uuring saadaval SIIN
30 minutit
1:1-le kohtumine
Saame virtuaalselt tuttavaks ja arutame võimalike koostöövõimalusi uuringute raames. NB! Kohtumisega ei kaasne kohustusi.
